Surat penawaran sebagai salah satu jenis surat formal memiliki teknik penulisan yang tidak jauh berbeda. Tetap memperhatikan tata bahasa yang baku, struktur kalimat yang lugas serta standar yang mengikat. Terdapat beragam jenis surat penawaran yang digunakan oleh instansi bisnis. Penasaran? Yuk simak penjelasan lengkapnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan surat penawaran beserta contoh surat penawaran tersebut di artikel ini. Anda pun dapat menyimaknya langsung dari website untuk negeri untuk mendapatkan informasi lanjutan.
Definisi dan Tujuan Penulisan Surat Penawaran
Kecanggihan teknologi sebanding dengan munculnya beragam industri kreatif dewasa ini. Hal ini tentu berimbas pada daya saing berbagai industri bisnis belakangan ini. Para pebisnis dituntut untuk dapat kreatif dan inovatif akan produk maupun kinerjanya. Salah satu langkah aktif yang dapat dilakukan yakni dengan mengeluarkan beragam surat penawaran.
Surat ini biasanya berisi suatu pernyataan tertulis untuk dapat menjalin kerjasama bisnis antara satu pihak dengan pihak lain dengan membawa nama instansi terkait. Namun, di lain sisi surat penawaran ini juga dapat berupa suatu kesepakatan untuk penjualan suatu barang atau jasa kepada pihak yang bersangkutan setelah adanya surat pemesanan. Tak hanya itu saja, bahkan surat ini pun dapat dinyatakan sebagai suatu strategi marketing berupa pengenalan akan produk baru pada masyarakat.
Tujuan penulisan surat ini tentu berkaitan dengan rencana perusahaan untuk melakukan ekspansi usaha, menjalin kerjasama dengan mitra perusahaan, maupun sarana promosi perusahaan akan produk baru yang berhasil dikembangkan. Dengan adanya surat ini sudah tentu dapat menunjukkan eksistensi dari perusahaan yang membuat surat. Disamping itu, penerima surat pun bisa memberikan pertimbangan khusus apakah akan menerima penawaran atau tidak.
Ciri dari Surat Penawaran
Termasuk ke dalam jenis surat formal, surat ini memiliki beberapa ciri khusus yang membedakannya dengan surat lainnya. Pertama, surat ini memiliki sifat khusus yakni bebas, terikat, dan berjangka. Bebas maksudnya penjual tidak perlu memberikan konfirmasi pada klien jika terjadi kenaikan harga. Terikat artinya surat tersebut sebagai dokumen legal mampu mengikat pihak yang ada dalam surat, baik pemberi tawaran maupun penerima. Berjangka, surat ini mengikat keduanya dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan yang ditetapkan. Kedua, surat penawaran mempunyai strutur format penulisan formal yang mengharuskannya menggunakan tata bahasa baku. Ketiga, adanya pernyataan berupa kerjasama, penawaran harga, barang dan lain sebagainya.
Jenis-Jenis Surat Penawaran yang Digunakan
Hal lain yang perlu Anda ketahui berkaitan dengan surat penawaran adalah jenis-jenis surat tersebut. Secara garis besar terdapat empat jenis surat penawaran, meski tidak menutup kemungkinan adanya jenis surat penawaran lainnya. Berikut adalah pembahasan rinci mengenai keempat jenis surat tersebut.
1. Surat Penawaran Harga
Surat penawaran yang pertama adalah surat penawaran harga. Jenis ini sering digunakan oleh perusahaan bisnis untuk memasarkan produknya di kalangan mitra maupun masyarakat. Surat tersebut dijadikan sebagai sarana promosi terutama ketika terdapat produk yang baru saja diluncurkan. Sudah tentu perusahaan akan mengeluarkan surat penawaran harga dengan melampirkan booklet maupun leaflet produk lengkap dengan harga yang ditawarkan.
2. Surat Penawaran Kerjasama
Bukan sebuah hal baru jika sebuah perusahaan ingin mengembangkan sayap bisnisnya lebih luas lagi. Untuk mencapai hal tersebut biasanya perusahaan akan mengajak perusahaan sejenis agar mau menginvestasikan sejumlah dana ke perusahaannya. Ekspansi usaha ini biasanya ditandai dengan adanya perjanjian kerjasama yang diawali dengan adanya surat kerjasama terlebih dahulu. Surat ini mengikat kedua belah pihak dengan beberapa aturan maupun ketentuan yang telah disepakati sebelumnya.
3. Surat Penawaran Barang dan Jasa
Surat penawaran lainnya adalah penawaran barang dan jasa dari sebuah perusahaan. Lazimnya surat ini dikeluarkan oleh perusahaan untuk ditujukan ke perusahaan distributor maupun ke masyarakat selaku konsumen. Penawaran barang dan jasa ini sering ditandai dengan adanya kerjasama antar kedua belah pihak meski tidak mengikat secara keseluruhan. Tak hanya jumlah barang maupun jasa yang ditawarkan, namun hal lain berupa teknik pembayaran pun wajib untuk dicantumkan. Hal-hal lain berupa pinalti yang dikenakan ketika terjadi wanprestasi dapat dibicarakan langsung maupun tertulis pula dalam surat tersebut.
4. Surat Penawaran Produk
Tak jauh berbeda dengan jenis surat penawaran pada poin ketiga, jenis ini pun berisi sebuah penawaran produk yang diproduksi oleh sebuah perusahaan. Surat ini lebih ditujukan kepada konsumen langganan biasanya. Jenis produk yang ditawarkan pun lebih sering pada bentuk paket produk.
Contoh Penulisan Surat Penawaran yang Benar
Surat memang sering dijumpai terutama dalam dunia bisnis maupun pemerintahan. Sebagai salah satu media komunikasi yang bisa memperlihatkan etika dan profesionalitas, surat menjadi pilihan tepat ketika ingin menyampaikan suatu pernyataan. Hal inilah yang mendasari pula penggunaan surat penawaran. Selepas Anda membaca mengenai hal yang berhubungan dengan surat penawaran. Maka selanjutnya silakan Anda memahami contoh penulisan surat penawaran yang benar.
- GEMILANG KARYA JASA
Jalan Mangku Bhumi II No. 22 Yogyakarta
Telp. (021) 23248 193138
Yogyakarta, 12 Juli 2017
Nomor : 232/SPK/GKJ/07/2017
Lampiran : 1 (satu) eksemplar booklet
Perihal : Penawaran Kerjasama
Kepada Yth.
Pimpinan CV. Maju Bersama
di tempat
Dengan hormat,
Perkenalkan kami dari perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan alat tulis dan kantor, seperti pensil, buku, nota dan beberapa peralatan lainnya. Bermaksud untuk menawarkan kerjasama dengan perusahaan yang Bapak/ Ibu pimpin agar menjadi mitra perusahaan dalam bidang distribusi produk.
Jenis produk yang kami tawarkan tersedia dalam beberapa bentuk paket kombinasi maupun satu jenis saja. Teknis pembayaran yang kami tawarkan pada Bapak/ Ibu dapat dilakukan secara tunai ketika produk dikirimkan langsung ke perusahaan, secara transfer melalui beberapa bank mitra yakni Bank BCA dan Bank Mandiri, maupun dilakukan secara kredit dengan termin pembayaran yang telah disepakati bersama. Namun untuk jenis yang ketiga, Saudara harus membayar DP sejumlah 50% dari total produk yang kami tawarkan tersebut.
Jika Saudara merasa tertarik maupun terdapat hal-hal yang ingin ditanyakan silakan dapat Anda hubungi perusahaan di nomor telepon (021) 23248 193138 maupun datang langsung ke alamat perusahaan di Jalan Mangku Bhumi II No. 22 Yogyakarta. Untuk kelengkapan produk yang kami tawarkan dapat Anda simak pada booklet yang kami lampirkan bersamaan dengan surat ini.
Demikian surat penawaran kerjasama ini kami buat untuk dapat ditanggapi dan menjadikan maklum. Terima kasih.
Hormat saya,
Direktur PT. Gemilang Karya Jasa
Anton Budi Raharjo
Nah itu dia penjelasan lengkapnya mengenai ragam jenis surat penawaran beserta contoh dari surat tersebut yang dapat Anda jadikan referensi. Jika Anda merasa pembahasan tersebut masih kurang, maka silakan Anda dapat membaca pembahasan serupa di website untuknegeri.net atau sumber yang relevan. Semoga bermanfaat.